E-sprawozdania
finansowe

e-SF Mercomp to narzędzie do łatwego przygotowania e-sprawozdania finansowego przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Przygotowanie – w skrócie: sprawozdanie w Excel + załączniki -> e-SF Mercomp -> kompletne i poprawne e-sprawozdanie w pliku XML

Sprawozdanie w Excel na dotychczasowym Państwa szablonie będzie wymagało tylko niewielkich zmian, aby być obsługiwane przez nasz konwerter. Można zatem dość dobrze całość procesu zautomatyzować. Oczywiście jesteśmy w stanie pomóc i podpowiedzieć na dowolnym etapie (od przygotowania, przez podpisywanie czy samą wysyłkę). Chętnie dzielimy się tu naszą wiedzą i doświadczeniami.

e-SF Mercomp umożliwia też wizualizację e-sprawozdania (np. w celu weryfikacji kontrahenta czy przedstawienia zarządowi czy radzie nadzorczej wersji przyjaznej dla odbiorcy).

Wizualizacja – w skrócie: e-sprawozdanie w pliku XML –> e-SF Mercomp -> wizualizacja danych w PDF, MS Excel, zapisanie wszystkich załączników

E-sprawozdanie to sprawozdanie finansowe sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, obowiązującym od 1 października 2018 r.

Narzędzie umożliwia przygotowanie kompletnego dokumentu XML i złożenie go do KRS poprzez bramkę https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.

e-SF Mercomp umożliwia m.in.:

• import sprawozdania z pliku/ów MS Excel (możliwość dostosowania dotychczas stosowanego szablonu lub wykorzystanie szablonu dostarczany wraz z oprogramowaniem)
• wizualizację pozycji sprawozdań
• możliwość tworzenia projektów sprawozdań i praca nad nimi aż do uzyskania pożądanego efektu
• sprawdzenie poprawności pliku na zgodność ze strukturami przygotowanymi przez MF (pliki XSD zamieszczone na http://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/struktury-e-sprawozdan)
• obsługa różnych struktur i wariantów sprawozdania
• import e-sprawozdania z pliku XML (również z podpisem wewnętrznym) wraz z wizualizacją jego danych w czytelnej formie
• podgląd, wydruk czy zapis e-sprawozdania w formacie PDF, Excel, Word i wielu innych
• eksport z pliku XML wszystkich zapisanych w nim załączników
• ✨uzgodnienie danych porównawczych – możliwość łatwego porównania 2 plików XML za kolejne 2 lata w celu uzgodnienia danych porównawczych; wykazywane są zarówno ewentualne rozbieżności w kwotach, jak też w wykazanych pozycjach.

Jak złożyć e-Sprawozdania Finansowe
Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z MSR, przesyłają e-Sprawozdania Finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. e-SF Mercomp umożliwia stworzenie poprawnego i kompletnego pliku XML, a następnie przekazanie go do KRS.

Gdzie i kiedy złożyć e-Sprawozdania Finansowe
Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z MSR, przesyłają e-Sprawozdania Finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego zgodnie z art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Ogólny opis procesu przygotowania e-sprawozdania w narzędziu e-SF Mercomp
Sprawozdanie przygotowujemy jak do tej pory, czyli np. Excel i Word. Następnie korzystamy z aplikacji e-SF Mercomp, aby je przetworzyć na e-sprawozdanie w formacie XML.
Dane do sprawozdania (wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat, zmiany w kapitale, rach. przepływów, …) należy przygotować w MS Excel wg podanego przez nas sposobu oznaczania pozycji lub szablonu (są w nim kody wymagane przez schemat z MF oraz opisy pozycji). W praktyce można dane przekopiować lub podłączyć formułami z istniejącego u Państwa sprawozdania lub po prostu zmodyfikować dotychczas używany szablon w MS Excel, aby był obsługiwany przez narzędzie. Oczywiście w tym miejscu też możemy pomóc opracować procedurę automatyczną przejścia między Państwa wzorem a kodami MF.

Następnie tak wypełniony szablon MS Excel należy zaimportować do aplikacji. Kolejnym krokiem jest dodanie załączników w postaci PDF (np. informacja dodatkowa). Program zapisze to wszystko w jednym pliku XML. Podczas zapisu jest od razu sprawdzana poprawność na zgodność ze strukturami XSD opublikowanymi przez MF.

Kompletny i poprawny plik XML należy teraz podpisać (podpisem kwalifikowanym lub ePUAP). Plik XML wraz z podpisami można już przekazać biegłemu czy też umieścić w systemie KRS (https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/). Podczas załączania pliku do systemu KRS sprawdzane są od razu niektóre dane w pliku (np. daty, NIP) oraz poprawność ze strukturą XSD. Jak wszystko się zgadza to pliki zostają dodane.

Obsługiwane struktury
Aktualnie obsługiwane są:

• JednostkaInna (załącznik 1 do Ustawy o Rachunkowości – dalej UoR)
• JednostkaMała (załącznik 5 do UoR)
• JednostkaMikro (załącznik 4 do UoR)
• SkonsolidowanaJednostkaInna
• Alternatywna Spółka Inwestycyjna (ASI)

Kolejne struktury będą stopniowo dodawane.

Pozycje uszczegóławiające w sprawozdaniu
Import z Excela obsługuje również tworzenie pozycji  uszczegóławiających (Informacja uszczegóławiająca, wynikająca z potrzeb lub specyfiki jednostki). Łatwo można dodać dowolną liczbę takich pozycji i w dowolnym miejscu. Spójny mechanizm we wszystkich częściach sprawozdania.

Czytanie e-sprawozdania, czyli wizualizacja oraz eksport danych
Narzędzie posiada też od niedawna czytnik e-sprawozdań. Umożliwia import e-sprawozdania z pliku XML (również już podpisanego podpisem wewnętrznym ePUAP czy XADES) oraz jego wizualizację w czytelnej dla odbiorcy formie raportu. Takie sprawozdanie będzie można zarówno wydrukować jak i zapisać w jednym z dostępnych formatów (PDF, Word, Excel, …). Eksport danych do Excela umożliwi ich dalszą analizę.

Jest też możliwość zapisania we wskazanych katalogu wszystkich znajdujących się w pliku XML załączników.

Hurtowy odczyt e-sprawozdań (wersja Enterprise)
Istnieje możliwość hurtowego przetwarzania sprawozdań z plików XML na postać PDF, Excel wraz z zapisem wszystkich załączników. Dzięki temu łatwo jesteśmy w stanie przygotować dane do dalszej analizy.

W ramach dodatkowych modyfikacji możemy zrealizować zapis danych z plików XML do bazy danych / hurtowni danych.

Hurtowe tworzenie e-sprawozdań  (wersja Enterprise)
Opracowaliśmy mechanizmem hurtowego tworzenia e-sprawozdań. Pozwala na szybkie i sprawne utworzenie kilkudziesięciu czy kilkuset e-sprawozdań w formacie XML. Wystarczy przygotowanie danych w odpowiednim formacie. Mechanizm wygeneruje pliki XML i oczywiście każdy sprawdzi. Wszelkie znalezione błędy będą raportowane.

Doświadczenia
e-SF Mercomp jest dostępny na rynku od października 2018. Teraz pracują na nim grupy kapitałowe, biura rachunkowe jak też firmy różnej wielkości.

Dodatkowe automatyzacje
Robimy też różnego typu dodatkowe automatyzacje w działach finansowych i administracyjnych. To może też Państwa zainteresować również w kontekście sprawnego przygotowania e-sprawozdań (więcej https://mercomp.pl/usluga/automatyzacja-procesow-w-dzialach-finansowych-i-administracyjnych/).

Więcej informacji i składanie zamówień
W celu uzyskania więcej informacji lub złożenia zamówienia zapraszamy do wypełniania formularza poniżej lub wysłanie do nas wiadomości na adres esf@mercomp.pl.

E-sprawozdania finansowe XML

Od 2018 roku nie ma możliwości składania sprawozdań finansowych w formie papierowej. Z jednej strony to oszczędność papieru, skrócenie czasu dostarczenia dokumentów, a także wygodny dostęp do platformy. Z drugiej — tworzenie e-sprawozdania w formacie XML może wydawać się skomplikowane. Chociaż na stronie Ministerstwa znajdują się informacje dotyczące obsługi tej formy przesyłania informacji, to nadal wielu przedsiębiorców poświęca dużo czasu na to, by wykonane dokumenty spełniały przyjęte normy. Znając potrzeby jednostek wpisanych do KRS oraz osób odpowiedzialnych za przedstawianie sprawozdań, stworzyliśmy e-SF Mercomp. Dzięki temu narzędziu z łatwością nie tylko stworzysz odpowiedni plik, ale również — w razie potrzeby — przedstawisz go w formie przyjaznej dla odbiorcy.

Sprawozdania finansowe XSD

Aktualizacja struktur logicznych dla takich podmiotów jak banki, firmy ubezpieczeniowe, SKOK-i czy domy maklerskie wymaga odpowiedniego przygotowania plików w formacie XSD. Dzięki e-SF Mercomp również te jednostki w prosty, czytelny sposób sporządzą swoje sprawozdanie finansowe. E-sprawozdanie XML i XSD nie musi być trudne do wykonania! Używając dedykowanego narzędzia, możesz eksportować pliki do Excela czy zapisywać w formacie PDF, tym samym umożliwiając odczyt pliku lub ponowną analizę. Program wdrożony już w 2018 roku ciągle się rozwija, a doświadczenie związane ze współpracą z największymi podmiotami finansowymi sprawia, że coraz więcej Klientów korzysta z naszych rozwiązań.

E-sprawozdanie XML — teraz jest łatwiej!

Rozwijając narzędzie, staramy się jak najlepiej dostosować do wymagań nie tylko Konsumentów, ale również dbamy o pełną kompatybilność z wytycznymi Ministerstwa. Dodatkowo służymy pomocą, a decydując się na zakup e-SF Mercomp, otrzymujesz dostęp do całej ścieżki tworzenia niezbędnych plików opisanej krok po kroku. Nie czekaj — zamów narzędzie do sporządzania e-sprawozdań już dziś!